Політика конфіденційності

1. Адміністратор даних

Адміністратором персональних даних, про які йдеться в цій політиці (крім даних, зазначених в останньому абзаці цього пункту), є Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906 (далі: Виконавець).

З питань, пов’язаних із персональними даними, можна звертатися до Виконавця за адресою e-mail info@legalizehub.pl. Виконавець не призначав інспектора із захисту даних.

Адміністратором даних, які фірми вносять до системи (зокрема даних їхніх клієнтів, інших матеріалів і журналу активності), є відповідна фірма; Виконавець обробляє їх від її імені як обробник (див. пункт 2). Це стосується й заявки, надісланої з рейтингу обраній фірмі: після її передання до CRM цієї фірми адміністратором є ця фірма, а Виконавець обробляє її від імені фірми як обробник.

2. Які дані ми обробляємо

Склад даних залежить від того, в якій ролі людина користується Сервісом.

• Форма заявки на сайті: ім’я, назва фірми, місто, одне контактне поле (телефон або ім’я в Telegram чи WhatsApp), орієнтовна кількість клієнтів, яких фірма веде на місяць, обраний тариф, мова сайту й адреса сторінки, з якої надіслано форму. Вказувати дані не обов’язково, але без них заявку не опрацювати. Щоб обмежити зловживання, IP-адреса відправника записується в лічильник заявок і періодично видаляється після закінчення строку лічильника.
• Рейтинг фірм: переходи до контактів фірм із рейтингу та до їхніх сторінок в інших сервісах, перегляди сторінок фірм, заявки, надіслані з блоку «Це ваша фірма?», і заявки, надіслані фірмам, враховуються як події без даних, що ідентифікують відвідувача. Ми записуємо лише фірму, вид події, мову, адресу сторінки та час; подія не пов’язується з конкретною людиною. У цьому обліку ми не записуємо IP-адресу, не використовуємо файли cookie і не зберігаємо дані браузера (заголовок браузера потрібен лише для відсіювання роботів і не записується). Щоб не рахувати повтори, з IP-адреси, фірми та виду події створюється короткочасний незворотний хеш (із використанням секретного ключа), який є псевдонімізованими даними й потрапляє до лічильника; лічильник перестає рахувати через 10 хвилин і періодично видаляється.
• Заявка фірмі з рейтингу: ім’я, одне контактне поле (телефон, e-mail або ім’я в Telegram), запитання (необов’язкове) та обрана фірма. Указувати дані необов’язково, але без них заявку не передати фірмі. Заявка потрапляє до CRM обраної фірми, а її адміністратори отримують сповіщення в системі. Щоб обмежити зловживання, IP-адреса відправника записується в лічильник заявок і періодично видаляється після закінчення дії лічильника.
• Облікові записи користувачів системи, тобто працівників фірм: адреса e-mail, ім’я, роль у системі, дані для входу (пароль зберігається лише у вигляді хеша) та дані про вхід і безпеку облікового запису. Ці дані надходять від фірми, яка додала користувача до системи, або від самого користувача (ст. 14 RODO).
• Листування й розрахунки: зміст повідомлень Виконавцю та дані, необхідні для виставлення рахунку.
• Технічні дані: хостинг-провайдери фіксують базові дані з’єднання (IP-адресу, час, браузер) з метою безпеки та діагностики.
• Дані клієнтів фірм та інші матеріали, що вносяться до системи: фірми, які користуються системою, зокрема через своїх користувачів, вносять до неї дані своїх клієнтів (зокрема ідентифікаційні й контактні дані, відомості про документи, сім’ю, справи та платежі) і журнал дій у системі. Адміністратором цих даних є відповідна фірма, а Виконавець обробляє їх як обробник на підставі ст. 28 RODO (GDPR) та договору про доручення обробки, лише за документально оформленою вказівкою фірми й у межах, потрібних для надання послуги. Людина, чиї дані обробляються, має спрямовувати свої запити фірмі, яка веде її справу; Виконавець допоможе фірмі їх виконати.

3. Цілі та правові підстави

Дані обробляються з такою метою:

• опрацювання заявки з форми й зв’язок щодо показу системи: пункт (f) частини 1 статті 6 RODO (законний інтерес Виконавця, що полягає у відповіді на комерційний запит представника фірми), а коли звертається особа, яка веде індивідуальну підприємницьку діяльність від свого імені, також пункт (b) частини 1 статті 6 RODO (дії на запит людини до укладення договору); позначка у формі про те, що людина ознайомилася з політикою конфіденційності, є підтвердженням, а не згодою на обробку;
• передача заявки з рейтингу обраній фірмі та статистика рейтингу: підстава передачі заявки: пункт (a) частини 1 статті 6 RODO (згода, надана позначенням поля під час надсилання заявки); згоду можна відкликати в будь-який момент, в обраної фірми або за e-mail info@legalizehub.pl, що не впливає на законність обробки, здійсненої до відкликання; позначення цього поля є згодою, на відміну від підтвердження ознайомлення з політикою у формі заявки на сайті; облік переходів, переглядів і заявок для статистики рейтингу (події не містять IP-адреси, файлів cookie та даних браузера й не пов’язані з людиною; короткочасний хеш, що захищає від повторів, є псевдонімізованими даними): пункт (f) частини 1 статті 6 RODO (законний інтерес Виконавця, що полягає в достовірній статистиці для фірм із рейтингу та захисті обліку від повторів і роботів);
• укладення та виконання договору про користування системою й розрахунки з фірмою: пункт (b) частини 1 статті 6 RODO, а щодо осіб, які діють від імені фірми, пункт (f) частини 1 статті 6 RODO;
• створення та ведення облікових записів користувачів (працівників фірм), технічна підтримка, безпека системи й запобігання зловживанням, зокрема ліміти заявок: пункт (f) частини 1 статті 6 RODO (законний інтерес Виконавця, що полягає у виконанні договору, укладеного з фірмою, і захисті системи); договір укладено з фірмою, а не з її працівником;
• виставлення рахунків, ведення обліку та інші обов’язки за податковим і бухгалтерським законодавством: пункт (c) частини 1 статті 6 RODO;
• встановлення, подання й захист вимог, а також статистика відвідувань Сервісу: пункт (f) частини 1 статті 6 RODO (законний інтерес Виконавця);
• обробка даних клієнтів фірм від імені цих фірм: договір про доручення обробки, укладений на підставі ст. 28 RODO.

4. Одержувачі даних

Виконавець користується послугами організацій, які обробляють дані від його імені (Supabase, Vercel, Resend), на підставі договорів про доручення обробки, що відповідають RODO. Оператор платежів Tpay обробляє дані як окремий адміністратор даних, відповідно до законодавства про платіжні послуги; кожна фірма використовує власний акаунт у цього оператора.

Telegram: про кожну нову заявку з форми Виконавець отримує сповіщення через месенджер Telegram, що містить ім’я, назву фірми, місто та контактні дані, вказані у формі. Оператором Telegram є Telegram FZ-LLC із місцезнаходженням у Дубаї (Об’єднані Арабські Емірати). Договору про доручення обробки даних між Виконавцем і Telegram немає. Якщо фірма налаштує розсилки своїм клієнтам через Telegram, повідомлення передаються через цей месенджер за її вказівкою.

• Supabase: база даних і автентифікація; дані зберігаються на серверах у Європейському Союзі (регіон Париж, Франція);
• Vercel: хостинг застосунку (регіон Париж) та аналітика відвідувань Сервісу;
• Resend: надсилання листів із системи, наприклад сповіщень і запрошень;
• Tpay: оператор онлайн-платежів, якщо фірма приймає онлайн-платежі від своїх клієнтів;
• фірма з рейтингу, якій людина надіслала заявку: отримує її (ім’я, контактні дані, запитання) як окремий адміністратор даних і відповідає за подальшу обробку; Виконавець зберігає заявку в системі цієї фірми як обробник і не надсилає заявки з рейтингу до Telegram;
• організації, що надають бухгалтерські та юридичні послуги, в обсязі, потрібному для цих послуг, і державні органи, якщо обов’язок випливає із закону.

5. Передавання даних за межі Європейської економічної зони

Дані в системі зберігаються на серверах у Європейському Союзі. Частина постачальників (наприклад, Vercel, Resend) розташована або має пов’язані організації за межами Європейської економічної зони, зокрема в Сполучених Штатах. Якщо дані туди передаються, це відбувається на підставі механізмів розділу V RODO, зокрема стандартних договірних положень або рішення Європейської комісії про належний рівень захисту.

Сповіщення про заявку з форми, що передається через Telegram, потрапляє до оператора, який перебуває в Об’єднаних Арабських Еміратах, щодо яких не ухвалено рішення про належний рівень захисту, а Виконавець не укладав із Telegram стандартних договірних положень. Передавання відбувається, бо воно необхідне для відповіді на заявку (пункт (b) частини 1 статті 49 RODO). Людина, яка не хоче, щоб її дані передавалися через Telegram, може зв’язатися з Виконавцем електронною поштою замість форми.

Інформацію про застосовані заходи захисту можна отримати у Виконавця.

6. Як довго ми зберігаємо дані

Строки зберігання залежать від мети обробки:

• заявки з форми: 12 місяців із моменту отримання, якщо раніше не укладено договір (тоді дані стають частиною документації за договором) або людина не заявила заперечення;
• заявки з рейтингу: у системі обраної фірми так довго, як вирішить фірма як адміністратор цих даних; статистичні події рейтингу не містять IP-адреси, файлів cookie та даних браузера й не пов’язані з людиною, а хеш у лічильнику перестає діяти через 10 хвилин і видаляється періодично;
• облікові записи користувачів і дані фірм: протягом строку договору, а після його розірвання до видалення даних, яке відбувається не пізніше ніж через 30 днів після розірвання договору або протягом 30 днів із моменту раннішої вимоги фірми, залежно від того, що настане раніше, згідно з Умовами користування (Regulamin);
• бухгалтерські й розрахункові документи: протягом строку, встановленого законом, як правило 5 років від кінця податкового року;
• дані, потрібні для подання або захисту вимог: до спливу строку давності;
• дані клієнтів фірм: стільки, скільки вказує фірма як адміністратор цих даних, але не довше, ніж надається послуга й діє строк видалення даних, передбачений Умовами користування.

7. Права людей, чиї дані обробляються

Кожна людина, чиї дані обробляються, має право на:

• доступ до своїх даних і отримання їх копії (ст. 15 RODO);
• виправлення даних (ст. 16 RODO);
• видалення даних (ст. 17 RODO);
• обмеження обробки (ст. 18 RODO);
• переносимість даних (ст. 20 RODO);
• заперечення проти обробки, що ґрунтується на законному інтересі, з причин, пов’язаних з її особливою ситуацією (ст. 21 RODO);
• відкликання згоди в будь-який момент без впливу на законність обробки, здійсненої до відкликання (частина 3 статті 7 RODO), якщо обробка ґрунтується на згоді;
• подання скарги до Голови Управління із захисту персональних даних (PUODO), якщо обробка порушує RODO.

8. Як скористатися правами

Запити щодо даних, за які відповідає Виконавець, слід надсилати на адресу e-mail info@legalizehub.pl. Відповідь буде надано без невиправданої затримки, не пізніше ніж через місяць після отримання запиту.

Запити щодо даних клієнта фірми, яка користується системою, а також щодо заявки, надісланої з рейтингу й уже переданої обраній фірмі, слід надсилати цій фірмі. Якщо з такого питання звернуться до Виконавця, він передасть запит фірмі й допоможе їй його виконати.

9. Профілювання та автоматизовані рішення

Виконавець не ухвалює щодо будь-кого рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці, зокрема профілюванні, які б породжували правові наслідки або подібним чином суттєво впливали на людину.

Нагадування про строки, які створює система, формуються за правилами, заданими фірмою, і не є оцінкою людини, якої вони стосуються.

10. Файли cookie та аналітика

Сервіс використовує лише необхідні файли cookie та пам’ять браузера, наприклад щоб запам’ятати обрану мову й зберегти сесію після входу. Рекламні й маркетингові cookie ми не застосовуємо.

У Сервісі (на сайті й у застосунку) може використовуватися аналітика Vercel (Web Analytics і Speed Insights), яка вимірює відвідуваність і швидкість роботи. За інформацією постачальника, вона працює без файлів cookie та без побудови профілів відвідувачів. Дані з форми заявки до аналітики не потрапляють.

11. Зміни політики

Політика може оновлюватися, зокрема у разі зміни набору послуг або постачальників. Актуальна версія доступна на цій сторінці, а дату останньої зміни вказано на її початку. Польська версія є обов’язковою; версії іншими мовами слугують допоміжними перекладами.