Умови користування (Regulamin)

1. Визначення

У цих умовах використано такі поняття:

• Виконавець: Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906;
• Сервіс: сайт legalizehub.pl і система LegalizeHub, тобто вебзастосунок типу CRM, який надає Виконавець;
• Фірма: підприємець, який уклав із Виконавцем договір про користування Сервісом;
• Користувач: особа, якій Фірма надала доступ до облікового запису в Сервісі, наприклад працівник Фірми;
• Клієнт Фірми: особа, справи якої веде Фірма і дані якої Фірма вносить до Сервісу;
• Портал: частина Сервісу, в якій Клієнт Фірми може переглядати свої документи, відомості про сім’ю та статус справи, а також завантажувати файли;
• Тариф: варіант послуги з певними лімітами й платою, описаний у пункті 5;
• Договір: договір про користування Сервісом, укладений на умовах цього документа.

2. Склад послуги

Виконавець надає Фірмі через інтернет-браузер CRM-систему для ведення справ, пов’язаних із легалізацією перебування іноземців. Система працює й на екрані телефона та не потребує встановлення. У межах будь-якого Тарифу Фірма отримує всі функції Сервісу; Тарифи відрізняються лише лімітами та місцем для файлів. Функції охоплюють:

• картку клієнта: дані, документи зі строками дії, сім’я й діти, історія дій;
• справи клієнтів з етапами та статусами, підібраними під вид справи, а також ліди й канбан-дошку;
• анкети, які клієнт заповнює за посиланням російською, українською, польською або англійською мовою, і клієнтський Портал;
• плани платежів, облік оплат і онлайн-платежі через оператора Tpay;
• завдання та нагадування про строки документів і справ, що спливають, а також календар;
• розсилки клієнтам у Telegram і на e-mail;
• дашборд, звіти, експорт до Excel та імпорт клієнтів з Excel;
• ролі (адміністратор, працівник), кількох користувачів і журнал дій;
• логотип і кольори Фірми, а також інтерфейс чотирма мовами.

3. Характер послуги

Сервіс є організаційним інструментом. Виконавець не надає правової допомоги, не представляє Клієнтів Фірм перед органами, не подає заяв від їхнього імені та не відповідає за зміст і результат справ, які веде Фірма.

Нагадування про строки в Сервісі допомагають роботі Фірми, але не звільняють її від обов’язку самостійно стежити за строками.

4. Укладення договору та безоплатний період

Заявка через форму на сайті не є офертою і не укладає договір. Перед укладенням Договору Виконавець надсилає Фірмі посилання на ці умови, а Фірма підтверджує їх прийняття в повідомленні (електронною поштою або в месенджері). Договір вважається укладеним у момент цього підтвердження, після того як Фірма та Виконавець погодили обраний Тариф (електронною поштою, у месенджері або телефоном).

Обліковий запис Фірми створює Виконавець. Фірма отримує доступ адміністратора, а решту Користувачів додає в межах ліміту Тарифу.

Перший місяць із моменту створення облікового запису безоплатний і охоплює всі функції обраного Тарифу. Протягом цього часу Фірма може відмовитися без жодних витрат. Після закінчення безоплатного періоду Договір діє далі, і Фірма зобов’язана сплачувати відповідно до пунктів 5 і 6, якщо до його закінчення не заявить про відмову.

Якщо Договір укладає фізична особа, що веде індивідуальну підприємницьку діяльність, і для неї Договір не має професійного характеру, зокрема з огляду на предмет її діяльності, зазначений у реєстрі CEIDG, їй надається захист, який Цивільний кодекс і закон про права споживачів передбачають для споживачів, зокрема право відмовитися від договору, укладеного дистанційно, протягом 14 днів без пояснення причин. У такому разі ці умови застосовуються в тій мірі, в якій не порушують зазначені норми.

5. Тарифи й ліміти

Доступні Тарифи, їхні ліміти та плата (суми нетто в польських злотих; до цін додається податок VAT у розмірі, передбаченому законом) виглядають так. Актуальні ціни й ліміти вказано також на сторінці з тарифами.

• Solo: кількість користувачів: до 1, кількість клієнтів: до 50, місце для файлів: 5 GB; плата: 199 zł нетто на місяць, 149 zł нетто на місяць за оплати за рік наперед.
• Start: кількість користувачів: до 2, кількість клієнтів: до 100, місце для файлів: 5 GB; плата: 399 zł нетто на місяць, 299 zł нетто на місяць за оплати за рік наперед.
• Pro: кількість користувачів: до 5, кількість клієнтів: до 500, місце для файлів: 20 GB; плата: 749 zł нетто на місяць, 562 zł нетто на місяць за оплати за рік наперед.
• Agency: кількість користувачів: до 15, кількість клієнтів: до 2000, місце для файлів: 100 GB; плата: 1499 zł нетто на місяць, 1124 zł нетто на місяць за оплати за рік наперед.

6. Розрахунки

Плата вноситься за місячні періоди або, на вибір Фірми, за річні, наперед. За оплати за рік наперед діє ціна зі знижкою 25 %, зазначена в пункті 5.

Виконавець виставляє рахунок-фактуру VAT за кожен розрахунковий період і надсилає її на e-mail. Строк оплати вказано в рахунку.

Ліміти Тарифу жорсткі: Сервіс не дозволяє перевищити кількість користувачів і клієнтів, передбачену Тарифом, а за додаткових користувачів окремої плати немає. Якщо лімітів Тарифу Фірмі недостатньо, вона може перейти на вищий Тариф за своєю заявою, з наступного розрахункового періоду або з іншої дати, погодженої з Виконавцем.

Якщо платіж не надійшов у строк, Виконавець може після вимоги про сплату та спливу 7 днів призупинити доступ до облікових записів Фірми. Призупинення не призводить до видалення даних, а після погашення заборгованості доступ відновлюється.

7. Обов’язки Фірми

Фірма зобов’язується, зокрема:

• користуватися Сервісом відповідно до закону та цих умов, не передавати паролі сторонім і відповідати за дії своїх Користувачів;
• як адміністратор даних своїх клієнтів дотримуватися RODO (GDPR): мати правову підставу обробки, виконувати інформаційні обов’язки перед Клієнтами Фірми й вносити до Сервісу лише ті дані, які їй потрібні;
• не вносити незаконні матеріали й не використовувати Сервіс для дій, що порушують закон або безпеку Сервісу, зокрема не намагатися отримати доступ до даних інших фірм;
• відповідати за правильність даних і строків у справах, які вона веде;
• негайно повідомляти Виконавця про підозру на несанкціонований доступ до облікового запису.

8. Доручення обробки даних (ст. 28 RODO)

Щодо персональних даних Клієнтів Фірм та інших даних, які Фірма або її Користувачі вносять до Сервісу, Фірма є адміністратором даних, а Виконавець обробником. Адміністратором даних облікового запису, входу та безпеки Користувачів є Виконавець (див. Політику конфіденційності). Положення цього пункту є договором про доручення обробки даних у розумінні ст. 28 RODO (GDPR); на вимогу Фірми Виконавець підпише окремий договір такого самого змісту.

Предмет доручення: зберігання даних у Сервісі та надання доступу до них для надання послуги на строк дії Договору. Склад даних і категорії осіб визначаються тим, як Фірма користується Сервісом; зокрема це ідентифікаційні та контактні дані, а також дані про документи, сім’ю, справи й платежі Клієнтів Фірми.

Виконавець зобов’язується, зокрема:

• обробляти дані лише за документально оформленою вказівкою Фірми, якою є Договір і використання Фірмою функцій Сервісу;
• забезпечити, щоб особи, допущені до обробки даних, взяли на себе зобов’язання дотримуватися конфіденційності;
• застосовувати технічні й організаційні заходи, відповідні ризику (ст. 32 RODO), зокрема розділення даних окремих фірм, контроль доступу та шифровану передачу даних;
• отримувати доступ до даних Фірми лише в обсязі, потрібному для технічної підтримки, і на її прохання, якщо доступ не потрібен для усунення збою або забезпечення безпеки Сервісу;
• користуватися лише тими субобробниками, які названо в Політиці конфіденційності (зокрема Supabase, Vercel, Resend); Фірма дає на це загальну згоду, а про намір додати або замінити такого субобробника Виконавець повідомить Фірму, яка може заперечити проти заміни, розірвавши Договір;
• допомагати Фірмі у виконанні запитів людей, чиї дані обробляються, і у виконанні обов’язків за ст. 32–36 RODO;
• повідомляти Фірму про порушення захисту даних без невиправданої затримки після його виявлення;
• після закінчення надання послуги видалити дані або повернути їх Фірмі відповідно до пункту 11 та надати відомості, потрібні для підтвердження дотримання ст. 28 RODO, зокрема допустити аудит у розумному обсязі.

9. Доступність і підтримка

Для роботи із Сервісом потрібні пристрій із доступом до інтернету й актуальний браузер.

Виконавець докладає зусиль, щоб Сервіс працював безперебійно, але не гарантує постійної доступності й не зобов’язується дотримуватися певного рівня обслуговування (SLA). Перерви можуть бути спричинені технічними роботами, збоями або діями зовнішніх постачальників. Планові роботи Виконавець намагається проводити поза робочими годинами та заздалегідь повідомляти про них Фірми.

Підтримку безпосередньо надає Виконавець, польською, українською або російською мовою, у робочі дні, каналами, вказаними на сайті.

Користування послугами, що надаються електронним шляхом, пов’язане з типовими ризиками, зокрема зі шкідливим програмним забезпеченням, виманюванням паролів (фішингом) і несанкціонованим доступом до облікового запису (ст. 6 Закону про надання послуг електронним шляхом). Фірмі слід користуватися актуальним програмним забезпеченням, надійними й унікальними паролями та не передавати їх стороннім.

10. Рекламації

Рекламації щодо роботи Сервісу можна надсилати на e-mail info@legalizehub.pl, описавши проблему та вказавши дані Фірми. Виконавець відповідає на рекламацію протягом 14 днів із моменту її отримання.

11. Розірвання договору та експорт даних

Договір укладено на невизначений строк. У безоплатний період Фірма може відмовитися в будь-який момент. Після його закінчення Фірма може розірвати Договір повідомленням на e-mail з дією на кінець поточного розрахункового періоду; плата за розпочатий період не повертається.

Виконавець може розірвати Договір із повідомленням за 30 днів, а без дотримання строку повідомлення, якщо Фірма грубо порушує ці умови або не сплачує попри вимогу про сплату зі строком 7 днів.

Фірма може будь-коли самостійно вивантажити список своїх клієнтів з даними з карток клієнтів у файл Excel за допомогою функції експорту в Сервісі. Решту даних і файлів Фірми Виконавець передає на її прохання, у погодженій формі, до видалення даних.

Виконавець видаляє дані Фірми із Сервісу не пізніше ніж через 30 днів після розірвання Договору або протягом 30 днів із моменту раннішої вимоги Фірми, залежно від того, що настане раніше, і підтверджує це Фірмі. Видалення не поширюється на дані, які Виконавець зобов’язаний зберігати за законом, наприклад бухгалтерські документи.

12. Відповідальність

Виконавець відповідає за невиконання або неналежне виконання Договору на загальних підставах, з урахуванням наведених нижче обмежень і в межах, допустимих законом.

Загальна відповідальність Виконавця перед Фірмою за Договором, незалежно від підстави, обмежена розміром плати, сплаченої Фірмою за 12 місяців, що передували події, з якої виникла шкода. Виконавець не відповідає за упущену вигоду та непрямі збитки. Ці обмеження не поширюються на шкоду, завдану умисно.

Виконавець не відповідає за наслідки пропуску строків у справах, які веде Фірма, за зміст і результат цих справ, за рішення органів, а також за перерви й помилки зовнішніх сервісів (наприклад, оператора платежів, месенджера чи пошти), на які він не впливає.

13. Зміна умов

Виконавець може змінити ці умови з поважних причин, зокрема у разі зміни функцій Сервісу, постачальників, законодавства чи прейскуранта. Про зміну він повідомляє Фірми на e-mail щонайменше за 14 днів до набрання чинності новою версією.

Якщо Фірма не погоджується зі зміною, вона може розірвати Договір до її набрання чинності з дією на день, що передує дню набрання чинності змінами; інакше нова версія діє для Фірми від дня набрання чинності. Зміна цін не стосується розрахункового періоду, який уже оплачено.

14. Застосовне право та спори

До Договору застосовується польське право. Спори за Договором розглядає суд, компетентний за місцезнаходженням Виконавця. Польська версія умов є обов’язковою; версії іншими мовами слугують допоміжними перекладами.

15. Контакти

Виконавець: Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906. Адреса e-mail: info@legalizehub.pl. Додаткові канали зв’язку вказано в підвалі сайту.