Условия использования (Regulamin)

1. Определения

В этих условиях используются следующие понятия:

• Исполнитель: Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906;
• Сервис: сайт legalizehub.pl и система LegalizeHub, то есть веб-приложение типа CRM, которое предоставляет Исполнитель;
• Фирма: предприниматель, заключивший с Исполнителем договор об использовании Сервиса;
• Пользователь: лицо, которому Фирма предоставила доступ к учётной записи в Сервисе, например сотрудник Фирмы;
• Клиент Фирмы: лицо, дела которого ведёт Фирма и данные которого Фирма вносит в Сервис;
• Портал: часть Сервиса, в которой Клиент Фирмы может просматривать свои документы, сведения о семье и статус дела, а также загружать файлы;
• Тариф: вариант услуги с определёнными лимитами и платой, описанный в пункте 5;
• Договор: договор об использовании Сервиса, заключённый на условиях этого документа.

2. Состав услуги

Исполнитель предоставляет Фирме через интернет-браузер CRM-систему для ведения дел, связанных с легализацией пребывания иностранцев. Система работает и на экране телефона и не требует установки. В рамках любого Тарифа Фирма получает все функции Сервиса; Тарифы различаются только лимитами и местом для файлов. Функции включают:

• карточку клиента: данные, документы со сроками действия, семья и дети, история действий;
• дела клиентов с этапами и статусами, подобранными под вид дела, а также лиды и канбан-доску;
• анкеты, которые клиент заполняет по ссылке на русском, украинском, польском или английском языке, и клиентский Портал;
• планы платежей, учёт оплат и онлайн-платежи через оператора Tpay;
• задачи и напоминания об истекающих сроках документов и дел, а также календарь;
• рассылки клиентам в Telegram и по e-mail;
• дашборд, отчёты, экспорт в Excel и импорт клиентов из Excel;
• роли (администратор, сотрудник), нескольких пользователей и журнал действий;
• логотип и цвета Фирмы, а также интерфейс на четырёх языках.

3. Характер услуги

Сервис является организационным инструментом. Исполнитель не оказывает юридическую помощь, не представляет Клиентов Фирм перед органами, не подаёт заявления от их имени и не отвечает за содержание и результат дел, которые ведёт Фирма.

Напоминания о сроках в Сервисе помогают работе Фирмы, но не освобождают её от обязанности самостоятельно следить за сроками.

4. Заключение договора и бесплатный период

Заявка через форму на сайте не является офертой и не заключает договор. Перед заключением Договора Исполнитель направляет Фирме ссылку на эти условия, а Фирма подтверждает их принятие в сообщении (по e-mail или в мессенджере). Договор считается заключённым в момент этого подтверждения, после того как Фирма и Исполнитель согласовали выбранный Тариф (по e-mail, в мессенджере или по телефону).

Учётную запись Фирмы создаёт Исполнитель. Фирма получает доступ администратора, а остальных Пользователей добавляет в пределах лимита Тарифа.

Первый месяц с момента создания учётной записи бесплатный и включает все функции выбранного Тарифа. В это время Фирма может отказаться без каких-либо расходов. По окончании бесплатного периода Договор продолжает действовать, и Фирма обязана платить в соответствии с пунктами 5 и 6, если до его окончания не заявит об отказе.

Если Договор заключает физическое лицо, ведущее индивидуальную предпринимательскую деятельность, и для него Договор не носит профессионального характера, в частности с учётом предмета его деятельности, указанного в реестре CEIDG, ему предоставляется защита, которую Гражданский кодекс и закон о правах потребителей предусматривают для потребителей, в том числе право отказаться от договора, заключённого дистанционно, в течение 14 дней без объяснения причин. В таком случае эти условия применяются в той мере, в какой не нарушают указанные нормы.

5. Тарифы и лимиты

Доступные Тарифы, их лимиты и плата (суммы нетто в польских злотых; к ценам добавляется налог VAT в размере, предусмотренном законом) выглядят так. Актуальные цены и лимиты указаны также на странице с тарифами.

• Solo: число пользователей: до 1, число клиентов: до 50, место для файлов: 5 GB; плата: 199 zł нетто в месяц, 149 zł нетто в месяц при оплате за год вперёд.
• Start: число пользователей: до 2, число клиентов: до 100, место для файлов: 5 GB; плата: 399 zł нетто в месяц, 299 zł нетто в месяц при оплате за год вперёд.
• Pro: число пользователей: до 5, число клиентов: до 500, место для файлов: 20 GB; плата: 749 zł нетто в месяц, 562 zł нетто в месяц при оплате за год вперёд.
• Agency: число пользователей: до 15, число клиентов: до 2000, место для файлов: 100 GB; плата: 1499 zł нетто в месяц, 1124 zł нетто в месяц при оплате за год вперёд.

6. Расчёты

Плата вносится за месячные периоды или, по выбору Фирмы, за годовые, вперёд. При оплате за год вперёд действует цена со скидкой 25 %, указанная в пункте 5.

Исполнитель выставляет счёт-фактуру VAT за каждый расчётный период и отправляет её по e-mail. Срок оплаты указан в счёте.

Лимиты Тарифа жёсткие: Сервис не позволяет превысить число пользователей и клиентов, предусмотренное Тарифом, а за дополнительных пользователей отдельной платы нет. Если лимитов Тарифа Фирме недостаточно, она может перейти на более высокий Тариф по своему заявлению, со следующего расчётного периода или с другой даты, согласованной с Исполнителем.

Если платёж не поступил в срок, Исполнитель может после требования об оплате и истечения 7 дней приостановить доступ к учётным записям Фирмы. Приостановка не ведёт к удалению данных, а после погашения задолженности доступ восстанавливается.

7. Обязанности Фирмы

Фирма обязуется, в частности:

• пользоваться Сервисом в соответствии с законом и этими условиями, не передавать пароли посторонним и отвечать за действия своих Пользователей;
• как администратор данных своих клиентов соблюдать RODO (GDPR): иметь правовое основание обработки, выполнять информационные обязанности перед Клиентами Фирмы и вносить в Сервис только те данные, которые ей нужны;
• не вносить незаконные материалы и не использовать Сервис для действий, нарушающих закон или безопасность Сервиса, в частности не пытаться получить доступ к данным других фирм;
• отвечать за правильность данных и сроков в ведущихся делах;
• незамедлительно сообщать Исполнителю о подозрении на несанкционированный доступ к учётной записи.

8. Поручение обработки данных (ст. 28 RODO)

В отношении персональных данных Клиентов Фирм и иных данных, которые Фирма или её Пользователи вносят в Сервис, Фирма является администратором данных, а Исполнитель обработчиком. Администратором данных учётной записи, входа и безопасности Пользователей является Исполнитель (см. Политику конфиденциальности). Положения этого пункта являются договором о поручении обработки данных в смысле ст. 28 RODO (GDPR); по требованию Фирмы Исполнитель подпишет отдельный договор такого же содержания.

Предмет поручения: хранение данных в Сервисе и предоставление к ним доступа для оказания услуги на срок действия Договора. Состав данных и категории лиц определяются тем, как Фирма пользуется Сервисом; в частности это идентификационные и контактные данные, а также данные о документах, семье, делах и платежах Клиентов Фирмы.

Исполнитель обязуется, в частности:

• обрабатывать данные только по документально оформленному указанию Фирмы, которым являются Договор и использование Фирмой функций Сервиса;
• обеспечить, чтобы лица, допущенные к обработке данных, взяли на себя обязательство соблюдать конфиденциальность;
• применять технические и организационные меры, соответствующие риску (ст. 32 RODO), в том числе разделение данных отдельных фирм, контроль доступа и шифрованную передачу данных;
• получать доступ к данным Фирмы только в объёме, необходимом для технической поддержки, и по её просьбе, если доступ не требуется для устранения сбоя или обеспечения безопасности Сервиса;
• пользоваться только теми субобработчиками, которые названы в Политике конфиденциальности (в том числе Supabase, Vercel, Resend); Фирма даёт на это общее согласие, а о намерении добавить или заменить такого субобработчика Исполнитель сообщит Фирме, которая может возразить против замены, расторгнув Договор;
• помогать Фирме в выполнении запросов людей, чьи данные обрабатываются, и в исполнении обязанностей по ст. 32–36 RODO;
• сообщать Фирме о нарушении защиты данных без неоправданной задержки после его обнаружения;
• по окончании оказания услуги удалить данные или вернуть их Фирме в соответствии с пунктом 11 и предоставить сведения, необходимые для подтверждения соблюдения ст. 28 RODO, в том числе допустить аудит в разумном объёме.

9. Доступность и поддержка

Для работы с Сервисом нужны устройство с доступом в интернет и актуальный браузер.

Исполнитель старается обеспечить бесперебойную работу Сервиса, но не гарантирует постоянную доступность и не обязуется соблюдать определённый уровень обслуживания (SLA). Перерывы могут быть вызваны техническими работами, сбоями или действиями внешних поставщиков. Плановые работы Исполнитель старается проводить вне рабочих часов и заранее сообщать о них Фирмам.

Поддержку непосредственно оказывает Исполнитель, на польском, украинском или русском языке, в рабочие дни, по каналам, указанным на сайте.

Пользование услугами, оказываемыми в электронном виде, связано с типичными рисками, в частности с вредоносным ПО, выманиванием паролей (фишингом) и несанкционированным доступом к учётной записи (ст. 6 закона об оказании услуг в электронном виде). Фирме следует пользоваться актуальным программным обеспечением, надёжными и уникальными паролями и не передавать их посторонним.

10. Рекламации

Рекламации по работе Сервиса можно направлять по e-mail info@legalizehub.pl, описав проблему и указав данные Фирмы. Исполнитель отвечает на рекламацию в течение 14 дней с момента её получения.

11. Расторжение договора и экспорт данных

Договор заключён на неопределённый срок. В бесплатный период Фирма может отказаться в любой момент. После его окончания Фирма может расторгнуть Договор уведомлением по e-mail с действием на конец текущего расчётного периода; плата за начатый период не возвращается.

Исполнитель может расторгнуть Договор с уведомлением за 30 дней, а без соблюдения срока уведомления, если Фирма грубо нарушает эти условия или не платит несмотря на требование об оплате со сроком 7 дней.

Фирма может в любое время самостоятельно выгрузить список своих клиентов с данными из карточек клиентов в файл Excel с помощью функции экспорта в Сервисе. Остальные данные и файлы Фирмы Исполнитель передаёт по её просьбе, в согласованной форме, до удаления данных.

Исполнитель удаляет данные Фирмы из Сервиса не позднее чем через 30 дней после расторжения Договора либо в течение 30 дней с момента более раннего требования Фирмы, смотря что наступит раньше, и подтверждает это Фирме. Удаление не распространяется на данные, которые Исполнитель обязан хранить по закону, например бухгалтерские документы.

12. Ответственность

Исполнитель отвечает за неисполнение или ненадлежащее исполнение Договора на общих основаниях, с учётом приведённых ниже ограничений и в пределах, допускаемых законом.

Общая ответственность Исполнителя перед Фирмой по Договору, независимо от основания, ограничена размером платы, уплаченной Фирмой за 12 месяцев, предшествовавших событию, из которого возник ущерб. Исполнитель не отвечает за упущенную выгоду и косвенные убытки. Эти ограничения не распространяются на ущерб, причинённый умышленно.

Исполнитель не отвечает за последствия пропуска сроков в делах, которые ведёт Фирма, за содержание и результат этих дел, за решения органов, а также за перерывы и ошибки внешних сервисов (например, оператора платежей, мессенджера или почты), на которые он не влияет.

13. Изменение условий

Исполнитель может изменить эти условия по важным причинам, в частности при изменении функций Сервиса, поставщиков, законодательства или прайс-листа. Об изменении он сообщает Фирмам по e-mail не менее чем за 14 дней до вступления новой версии в силу.

Если Фирма не согласна с изменением, она может расторгнуть Договор до его вступления в силу с действием на день, предшествующий дню вступления изменений в силу; иначе новая версия действует для Фирмы со дня вступления в силу. Изменение цен не относится к расчётному периоду, который уже оплачен.

14. Применимое право и споры

К Договору применяется польское право. Споры по Договору рассматривает суд, компетентный по месту нахождения Исполнителя. Польская версия условий является обязательной; версии на других языках служат вспомогательными переводами.

15. Контакты

Исполнитель: Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906. Адрес e-mail: info@legalizehub.pl. Дополнительные каналы связи указаны в подвале сайта.