Политика конфиденциальности

1. Администратор данных

Администратором персональных данных, о которых говорится в этой политике (кроме данных, указанных в последнем абзаце этого пункта), является Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906 (далее: Исполнитель).

По вопросам, связанным с персональными данными, можно обращаться к Исполнителю по адресу e-mail info@legalizehub.pl. Исполнитель не назначал инспектора по защите данных.

Администратором данных, которые фирмы вносят в систему (в том числе данных их клиентов, иных материалов и журнала активности), является соответствующая фирма; Исполнитель обрабатывает их от её имени как обработчик (см. пункт 2). Это относится и к заявке, отправленной из рейтинга выбранной фирме: после её передачи в CRM этой фирмы администратором является эта фирма, а Исполнитель обрабатывает её от имени фирмы как обработчик.

2. Какие данные мы обрабатываем

Состав данных зависит от того, в какой роли человек пользуется Сервисом.

• Форма заявки на сайте: имя, название фирмы, город, одно контактное поле (телефон либо имя в Telegram или WhatsApp), ориентировочное число клиентов, которых фирма ведёт в месяц, выбранный тариф, язык сайта и адрес страницы, с которой отправлена форма. Указывать данные необязательно, но без них заявку не обработать. Чтобы ограничить злоупотребления, IP-адрес отправителя записывается в счётчик заявок и периодически удаляется после истечения срока счётчика.
• Рейтинг фирм: переходы к контактам фирм из рейтинга и к их страницам в других сервисах, просмотры страниц фирм, заявки, отправленные из блока «Это ваша фирма?», и заявки, отправленные фирмам, учитываются как события без данных, идентифицирующих посетителя. Мы записываем только фирму, вид события, язык, адрес страницы и время; событие не связывается с конкретным человеком. В этом учёте мы не записываем IP-адрес, не используем файлы cookie и не сохраняем данные браузера (заголовок браузера нужен лишь для отсева роботов и не записывается). Чтобы не считать повторы, из IP-адреса, фирмы и вида события создаётся кратковременный необратимый хеш (с использованием секретного ключа), который является псевдонимизированными данными и попадает в счётчик; счётчик перестаёт считать через 10 минут и периодически удаляется.
• Заявка фирме из рейтинга: имя, одно контактное поле (телефон, e-mail либо имя в Telegram), вопрос (необязательный) и выбранная фирма. Указывать данные необязательно, но без них заявку не передать фирме. Заявка попадает в CRM выбранной фирмы, а её администраторы получают уведомление в системе. Чтобы ограничить злоупотребления, IP-адрес отправителя записывается в счётчик заявок и периодически удаляется после истечения срока счётчика.
• Учётные записи пользователей системы, то есть сотрудников фирм: адрес e-mail, имя, роль в системе, данные для входа (пароль хранится только в виде хеша) и данные о входе и безопасности учётной записи. Эти данные поступают от фирмы, которая добавила пользователя в систему, либо от самого пользователя (ст. 14 RODO).
• Переписка и расчёты: содержание сообщений Исполнителю и данные, необходимые для выставления счёта.
• Технические данные: хостинг-провайдеры фиксируют базовые данные соединения (IP-адрес, время, браузер) в целях безопасности и диагностики.
• Данные клиентов фирм и иные материалы, вносимые в систему: фирмы, пользующиеся системой, в том числе через своих пользователей, вносят в неё данные своих клиентов (в том числе идентификационные и контактные данные, сведения о документах, семье, ведущихся делах и платежах) и журнал действий в системе. Администратором этих данных является соответствующая фирма, а Исполнитель обрабатывает их как обработчик на основании ст. 28 RODO (GDPR) и договора о поручении обработки, только по документально оформленному указанию фирмы и в объёме, необходимом для оказания услуги. Человек, чьи данные обрабатываются, должен направлять свои запросы фирме, которая ведёт его дело; Исполнитель поможет фирме их выполнить.

3. Цели и правовые основания

Данные обрабатываются в следующих целях:

• обработка заявки из формы и связь по поводу показа системы: п. «f» ч. 1 ст. 6 RODO (законный интерес Исполнителя, состоящий в ответе на коммерческий запрос представителя фирмы), а когда обращается лицо, ведущее индивидуальную предпринимательскую деятельность от своего имени, также п. «b» ч. 1 ст. 6 RODO (действия по запросу человека до заключения договора); отметка в форме о том, что человек ознакомился с политикой конфиденциальности, является подтверждением, а не согласием на обработку;
• передача заявки из рейтинга выбранной фирме и статистика рейтинга: заявку мы передаём на основании п. «a» ч. 1 ст. 6 RODO (согласие, выраженное отметкой в поле при отправке заявки); согласие можно отозвать в любой момент, у выбранной фирмы либо по e-mail info@legalizehub.pl, что не влияет на законность обработки, проведённой до отзыва; отметка в этом поле является согласием, в отличие от подтверждения ознакомления с политикой в форме заявки на сайте; учёт переходов, просмотров и заявок для статистики рейтинга (события не содержат IP-адреса, файлов cookie и данных браузера и не связаны с человеком; кратковременный хеш, защищающий от повторов, является псевдонимизированными данными) основан на п. «f» ч. 1 ст. 6 RODO (законный интерес Исполнителя, состоящий в достоверной статистике для фирм из рейтинга и защите учёта от повторов и роботов);
• заключение и исполнение договора об использовании системы и расчёты с фирмой: п. «b» ч. 1 ст. 6 RODO, а в отношении лиц, действующих от имени фирмы, п. «f» ч. 1 ст. 6 RODO;
• создание и ведение учётных записей пользователей (сотрудников фирм), техническая поддержка, безопасность системы и предотвращение злоупотреблений, в том числе лимиты заявок: п. «f» ч. 1 ст. 6 RODO (законный интерес Исполнителя, состоящий в исполнении договора, заключённого с фирмой, и защите системы); договор заключён с фирмой, а не с её сотрудником;
• выставление счетов, ведение учёта и иные обязанности по налоговому и бухгалтерскому законодательству: п. «c» ч. 1 ст. 6 RODO;
• установление, предъявление и защита требований, а также статистика посещений Сервиса: п. «f» ч. 1 ст. 6 RODO (законный интерес Исполнителя);
• обработка данных клиентов фирм от имени этих фирм: договор о поручении обработки, заключённый на основании ст. 28 RODO.

4. Получатели данных

Исполнитель пользуется услугами организаций, которые обрабатывают данные от его имени (Supabase, Vercel, Resend), на основании договоров о поручении обработки, соответствующих RODO. Оператор платежей Tpay обрабатывает данные как самостоятельный администратор данных, в соответствии с законодательством о платёжных услугах; каждая фирма использует собственный аккаунт у этого оператора.

Telegram: о каждой новой заявке из формы Исполнитель получает уведомление через мессенджер Telegram, содержащее имя, название фирмы, город и контактные данные, указанные в форме. Оператором Telegram является Telegram FZ-LLC с местонахождением в Дубае (Объединённые Арабские Эмираты). Договора о поручении обработки данных между Исполнителем и Telegram нет. Если фирма настроит рассылки своим клиентам через Telegram, сообщения передаются через этот мессенджер по её указанию.

• Supabase: база данных и аутентификация; данные хранятся на серверах в Европейском союзе (регион Париж, Франция);
• Vercel: хостинг приложения (регион Париж) и аналитика посещений Сервиса;
• Resend: отправка писем из системы, например уведомлений и приглашений;
• Tpay: оператор онлайн-платежей, если фирма принимает онлайн-платежи от своих клиентов;
• фирма из рейтинга, которой человек направил заявку: получает её (имя, контактные данные, вопрос) как самостоятельный администратор данных и отвечает за дальнейшую обработку; Исполнитель хранит заявку в системе этой фирмы как обработчик и не отправляет заявки из рейтинга в Telegram;
• организации, оказывающие бухгалтерские и юридические услуги, в объёме, необходимом для этих услуг, и государственные органы, если обязанность следует из закона.

5. Передача данных за пределы Европейской экономической зоны

Данные в системе хранятся на серверах в Европейском союзе. Часть поставщиков (например, Vercel, Resend) находится или имеет связанные организации за пределами Европейской экономической зоны, в частности в Соединённых Штатах. Если данные туда передаются, это происходит на основании механизмов главы V RODO, в частности стандартных договорных условий или решения Европейской комиссии об адекватном уровне защиты.

Уведомление о заявке из формы, передаваемое через Telegram, попадает к оператору, находящемуся в Объединённых Арабских Эмиратах, в отношении которых не принято решение об адекватном уровне защиты, а Исполнитель не заключал с Telegram стандартные договорные условия. Передача происходит, потому что она необходима для ответа на заявку (п. «b» ч. 1 ст. 49 RODO). Человек, который не хочет, чтобы его данные передавались через Telegram, может связаться с Исполнителем по e-mail вместо формы.

Информацию о применяемых мерах защиты можно получить у Исполнителя.

6. Как долго мы храним данные

Сроки хранения зависят от цели обработки:

• заявки из формы: 12 месяцев с момента получения, если раньше не заключён договор (тогда данные становятся частью документации по договору) или человек не заявил возражение;
• заявки из рейтинга: в системе выбранной фирмы столько, сколько решит фирма как администратор этих данных; статистические события рейтинга не содержат IP-адреса, файлов cookie и данных браузера и не связаны с человеком, а хеш в счётчике перестаёт действовать через 10 минут и удаляется периодически;
• учётные записи пользователей и данные фирм: в течение срока договора, а после его расторжения до удаления данных, которое происходит не позднее чем через 30 дней после расторжения договора либо в течение 30 дней с момента более раннего требования фирмы, смотря что наступит раньше, согласно Условиям использования (Regulamin);
• бухгалтерские и расчётные документы: в течение срока, установленного законом, как правило 5 лет с конца налогового года;
• данные, необходимые для предъявления или защиты требований: до истечения срока давности;
• данные клиентов фирм: столько, сколько указывает фирма как администратор этих данных, но не дольше, чем оказывается услуга и действует срок удаления данных, предусмотренный Условиями использования.

7. Права людей, чьи данные обрабатываются

Каждый, чьи данные обрабатываются, имеет право на:

• доступ к своим данным и получение их копии (ст. 15 RODO);
• исправление данных (ст. 16 RODO);
• удаление данных (ст. 17 RODO);
• ограничение обработки (ст. 18 RODO);
• переносимость данных (ст. 20 RODO);
• возражение против обработки, основанной на законном интересе, по причинам, связанным с его особой ситуацией (ст. 21 RODO);
• отзыв согласия в любой момент без влияния на законность обработки, проведённой до отзыва (ч. 3 ст. 7 RODO), если обработка основана на согласии;
• подачу жалобы Председателю Управления по защите персональных данных (PUODO), если обработка нарушает RODO.

8. Как воспользоваться правами

Запросы о данных, за которые отвечает Исполнитель, нужно направлять на адрес e-mail info@legalizehub.pl. Ответ будет дан без неоправданной задержки, не позднее чем через месяц после получения запроса.

Запросы о данных клиента фирмы, которая пользуется системой, а также о заявке, отправленной из рейтинга и уже попавшей к выбранной фирме, нужно направлять этой фирме. Если по такому вопросу обратятся к Исполнителю, он передаст запрос фирме и поможет ей его выполнить.

9. Профилирование и автоматизированные решения

Исполнитель не принимает в отношении кого-либо решений, основанных исключительно на автоматизированной обработке, включая профилирование, которые порождали бы правовые последствия или аналогичным образом существенно влияли бы на человека.

Напоминания о сроках, которые создаёт система, формируются по правилам, заданным фирмой, и не являются оценкой человека, к которому относятся.

10. Файлы cookie и аналитика

Сервис использует только необходимые файлы cookie и память браузера, например чтобы запомнить выбранный язык и сохранить сессию после входа. Рекламные и маркетинговые cookie мы не применяем.

В Сервисе (на сайте и в приложении) может использоваться аналитика Vercel (Web Analytics и Speed Insights), которая измеряет посещаемость и скорость работы. По информации поставщика, она работает без файлов cookie и без построения профилей посетителей. Данные из формы заявки в аналитику не попадают.

11. Изменения политики

Политика может обновляться, в частности при изменении набора услуг или поставщиков. Актуальная версия доступна на этой странице, а дата последнего изменения указана в её начале. Польская версия является обязательной; версии на других языках служат вспомогательными переводами.