Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych, o których mowa w niniejszej polityce (z wyjątkiem danych wskazanych w ostatnim akapicie tego punktu), jest Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906 (dalej: Usługodawca).

W sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z Usługodawcą pod adresem e-mail info@legalizehub.pl. Usługodawca nie powołał inspektora ochrony danych.

Administratorem danych wprowadzanych do systemu przez firmy (w tym danych ich klientów, innych treści i dziennika aktywności) jest dana firma; Usługodawca przetwarza je w jej imieniu jako podmiot przetwarzający (zob. punkt 2). Dotyczy to także zgłoszenia wysłanego z rankingu do wybranej firmy: po przekazaniu go do systemu CRM tej firmy jej administratorem jest ta firma, a Usługodawca przetwarza je w jej imieniu jako podmiot przetwarzający.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres danych zależy od tego, w jakiej roli ktoś korzysta z Serwisu.

• Formularz zgłoszeniowy na stronie: imię, nazwa firmy, miasto, jedno pole kontaktowe (telefon albo nazwa w Telegramie lub WhatsApp), orientacyjna liczba klientów prowadzonych miesięcznie, wybrany plan, język strony i adres podstrony, z której wysłano formularz. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do obsługi zgłoszenia. W celu ograniczenia nadużyć adres IP nadawcy jest zapisywany w liczniku zgłoszeń i usuwany okresowo po wygaśnięciu licznika.
• Ranking firm: przejścia do kontaktów firm z rankingu i do ich stron w innych serwisach, wyświetlenia stron firm, zgłoszenia wysłane z bloku „To Twoja firma?” oraz zgłoszenia wysłane do firm są zliczane jako zdarzenia bez danych identyfikujących odwiedzającego. Zapisujemy wyłącznie firmę, rodzaj zdarzenia, język, adres podstrony i czas, a zdarzenie nie jest powiązane z żadną osobą. W tym zliczaniu nie zapisujemy adresu IP, nie używamy plików cookie i nie zapisujemy danych przeglądarki (nagłówek przeglądarki służy tylko do odsiewania robotów i nie jest zapisywany). Aby nie liczyć powtórzeń, z adresu IP, firmy i rodzaju zdarzenia powstaje krótkotrwały nieodwracalny skrót (z użyciem tajnego klucza), który jest danymi spseudonimizowanymi i trafia do licznika; licznik przestaje liczyć po 10 minutach i jest okresowo usuwany.
• Zgłoszenie do firmy z rankingu: imię, jedno pole kontaktowe (telefon, e-mail albo nazwa w Telegramie), pytanie (nieobowiązkowe) oraz wybrana firma. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przekazania zgłoszenia. Zgłoszenie trafia do systemu CRM wybranej firmy, a jej administratorzy otrzymują powiadomienie w systemie. W celu ograniczenia nadużyć adres IP nadawcy jest zapisywany w liczniku zgłoszeń i usuwany okresowo po wygaśnięciu licznika.
• Konta użytkowników systemu, czyli pracowników firm: adres e-mail, imię, rola w systemie, dane logowania (hasło jest przechowywane wyłącznie w postaci skrótu) oraz dane dotyczące logowania i bezpieczeństwa konta. Dane te pochodzą od firmy, która dodała użytkownika do systemu, albo od samego użytkownika (art. 14 RODO).
• Korespondencja i rozliczenia: treść wiadomości kierowanych do Usługodawcy oraz dane niezbędne do wystawienia faktury.
• Dane techniczne: dostawcy hostingu rejestrują podstawowe dane połączenia (adres IP, czas, przeglądarka) w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.
• Dane klientów firm i inne treści wprowadzane do systemu: firmy korzystające z systemu, także przez swoich użytkowników, wprowadzają do niego dane swoich klientów (m.in. dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje o dokumentach, rodzinie, prowadzonych sprawach i płatnościach) oraz dziennik działań prowadzonych w systemie. Administratorem tych danych jest dana firma, a Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 RODO i umowy powierzenia, wyłącznie na udokumentowane polecenie firmy i w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi. Osoba, której dane dotyczą, powinna kierować swoje żądania do firmy prowadzącej jej sprawę; Usługodawca pomoże firmie je zrealizować.

3. Cele i podstawy prawne

Dane są przetwarzane w następujących celach:

• obsługa zgłoszenia z formularza i kontakt w sprawie prezentacji systemu: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Usługodawcy polegający na odpowiedzi na zapytanie handlowe przedstawiciela firmy), a gdy zgłasza się osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą we własnym imieniu, także art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy); zaznaczenie w formularzu, że osoba zapoznała się z polityką prywatności, jest potwierdzeniem, a nie zgodą na przetwarzanie;
• przekazanie zgłoszenia z rankingu wybranej firmie oraz statystyka rankingu: zgłoszenie przekazujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona przez zaznaczenie pola przy wysyłaniu zgłoszenia); zgodę można cofnąć w dowolnym momencie, u wybranej firmy albo e-mailem pod adresem info@legalizehub.pl, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem; zaznaczenie tego pola jest zgodą, w odróżnieniu od potwierdzenia zapoznania się z polityką w formularzu zgłoszeniowym na stronie; zliczanie przejść, wyświetleń i zgłoszeń na potrzeby statystyki rankingu (zdarzenia nie zawierają adresu IP, plików cookie ani danych przeglądarki i nie są powiązane z osobą; krótkotrwały skrót chroniący przed powtórzeniami jest danymi spseudonimizowanymi) opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Usługodawcy polegający na rzetelnych statystykach dla firm z rankingu i na ochronie zliczania przed powtórzeniami i robotami);
• zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z systemu oraz rozliczenia z firmą: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odniesieniu do osób działających w imieniu firmy art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zakładanie i obsługa kont użytkowników (pracowników firm), wsparcie techniczne, bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom, w tym limity zgłoszeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Usługodawcy polegający na wykonaniu umowy zawartej z firmą i zabezpieczeniu systemu); umowa jest zawarta z firmą, a nie z jej pracownikiem;
• wystawianie faktur, prowadzenie ksiąg i inne obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz statystyka ruchu w Serwisie: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Usługodawcy);
• przetwarzanie danych klientów firm w imieniu tych firm: umowa powierzenia zawarta na podstawie art. 28 RODO.

4. Odbiorcy danych

Usługodawca korzysta z usług podmiotów, które w jego imieniu przetwarzają dane (Supabase, Vercel, Resend) na podstawie umów powierzenia zgodnych z RODO. Operator płatności Tpay przetwarza dane jako odrębny administrator danych, zgodnie z przepisami o usługach płatniczych; każda firma korzysta z własnego konta u tego operatora.

Telegram: o każdym nowym zgłoszeniu z formularza Usługodawca otrzymuje powiadomienie przez komunikator Telegram, zawierające imię, nazwę firmy, miasto i dane kontaktowe podane w formularzu. Operatorem Telegrama jest Telegram FZ-LLC z siedzibą w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie). Usługodawcę nie łączy z Telegramem umowa powierzenia przetwarzania danych. Jeżeli firma skonfiguruje wysyłki do swoich klientów przez Telegram, wiadomości są przekazywane za pośrednictwem tego komunikatora na jej polecenie.

• Supabase: baza danych i uwierzytelnianie; dane są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej (region Paryż, Francja);
• Vercel: hosting aplikacji (region Paryż) oraz analityka ruchu w Serwisie;
• Resend: wysyłka wiadomości e-mail z systemu, np. powiadomień i zaproszeń;
• Tpay: operator płatności online, jeżeli firma przyjmuje płatności online od swoich klientów;
• firma z rankingu, do której osoba skierowała zgłoszenie: otrzymuje je (imię, dane kontaktowe, pytanie) jako odrębny administrator danych i odpowiada za dalsze przetwarzanie; Usługodawca przechowuje zgłoszenie w systemie tej firmy jako podmiot przetwarzający i nie wysyła zgłoszeń z rankingu do Telegrama;
• podmioty świadczące usługi księgowe i prawne, w zakresie niezbędnym do wykonania tych usług, oraz organy publiczne, jeżeli obowiązek wynika z przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane w systemie są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Część dostawców (np. Vercel, Resend) ma siedzibę lub podmioty powiązane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Jeżeli dane są tam przekazywane, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych albo decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.

Powiadomienie o zgłoszeniu z formularza, przekazywane przez Telegram, trafia do operatora z siedzibą w Zjednoczonych Emiratach Arabskich, wobec których nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, a Usługodawca nie zawarł z Telegramem standardowych klauzul umownych. Przekazanie następuje, ponieważ jest niezbędne do odpowiedzi na zgłoszenie (art. 49 ust. 1 lit. b RODO). Osoba, która nie chce, aby jej dane były przekazywane przez Telegram, może skontaktować się z Usługodawcą e-mailem zamiast przez formularz.

Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać od Usługodawcy.

6. Jak długo przechowujemy dane

Okresy przechowywania zależą od celu przetwarzania:

• zgłoszenia z formularza: 12 miesięcy od otrzymania, chyba że wcześniej zostanie zawarta umowa (wtedy dane stają się częścią dokumentacji umowy) albo osoba wniesie sprzeciw;
• zgłoszenia z rankingu: w systemie wybranej firmy tak długo, jak postanowi firma jako administrator tych danych; zdarzenia statystyczne rankingu nie zawierają adresu IP, plików cookie ani danych przeglądarki i nie są powiązane z osobą, a skrót w liczniku wygasa po 10 minutach i jest usuwany okresowo;
• konta użytkowników i dane firm: przez czas trwania umowy, a po jej rozwiązaniu do usunięcia danych, które następuje najpóźniej 30 dni po rozwiązaniu umowy albo w terminie 30 dni od wcześniejszego żądania firmy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, zgodnie z Regulaminem;
• dokumenty księgowe i rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami, tj. co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego;
• dane potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń: do upływu terminu przedawnienia roszczeń;
• dane klientów firm: tak długo, jak wskazuje firma jako administrator tych danych, nie dłużej niż trwa świadczenie usługi i okres usunięcia danych określony w Regulaminie.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• sprostowania danych (art. 16 RODO);
• usunięcia danych (art. 17 RODO);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją (art. 21 RODO);
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO), jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli przetwarzanie narusza przepisy RODO.

8. Jak skorzystać z praw

Żądania dotyczące danych, za które odpowiada Usługodawca, należy kierować na adres e-mail info@legalizehub.pl. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania.

Żądania dotyczące danych klienta firmy korzystającej z systemu oraz zgłoszenia wysłanego z rankingu, które trafiło już do wybranej firmy, należy kierować do tej firmy. Jeżeli ktoś zwróci się w takiej sprawie do Usługodawcy, przekaże on żądanie firmie i udzieli jej pomocy w jego realizacji.

9. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Usługodawca nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym na profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę.

Przypomnienia o terminach generowane w systemie powstają według reguł ustawionych przez firmę i nie stanowią oceny osoby, której dotyczą.

10. Pliki cookie i analityka

Serwis korzysta wyłącznie z niezbędnych plików cookie oraz pamięci przeglądarki, np. do zapamiętania wybranego języka i utrzymania sesji po zalogowaniu. Nie stosujemy plików cookie reklamowych ani marketingowych.

W Serwisie (na stronie i w aplikacji) może być używana analityka Vercel (Web Analytics i Speed Insights), która mierzy ruch i szybkość działania. Według informacji dostawcy działa ona bez plików cookie i bez budowania profili odwiedzających. Dane z formularza zgłoszeniowego nie trafiają do analityki.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, w szczególności przy zmianie zakresu usług lub dostawców. Aktualna wersja jest dostępna na tej stronie, a data ostatniej zmiany widnieje na jej początku. Wersja polska jest wersją wiążącą; wersje w innych językach są tłumaczeniami pomocniczymi.