Regulamin

1. Definicje

W Regulaminie użyte pojęcia oznaczają:

• Usługodawca: Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906;
• Serwis: strona legalizehub.pl oraz system LegalizeHub, czyli aplikacja internetowa typu CRM udostępniana przez Usługodawcę;
• Firma: przedsiębiorca, który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu;
• Użytkownik: osoba, której Firma nadała dostęp do konta w Serwisie, np. pracownik Firmy;
• Klient Firmy: osoba, której sprawy prowadzi Firma i której dane Firma wprowadza do Serwisu;
• Portal: część Serwisu, w której Klient Firmy może przeglądać swoje dokumenty, informacje o rodzinie i status sprawy oraz przesyłać pliki;
• Plan: wariant usługi o określonych limitach i opłacie, opisany w punkcie 5;
• Umowa: umowa o korzystanie z Serwisu zawarta na warunkach Regulaminu.

2. Zakres usługi

Usługodawca udostępnia Firmie przez przeglądarkę internetową system CRM do prowadzenia spraw związanych z legalizacją pobytu cudzoziemców. System działa także na ekranie telefonu i nie wymaga instalacji. W ramach każdego Planu Firma ma dostęp do wszystkich funkcji Serwisu; Plany różnią się wyłącznie limitami i miejscem na pliki. Funkcje obejmują:

• kartę klienta: dane, dokumenty z terminami ważności, rodzina i dzieci, historia działań;
• sprawy klientów z etapami i statusami dopasowanymi do rodzaju sprawy, a także leady i tablicę kanban;
• ankiety wypełniane przez klienta przez link w języku rosyjskim, ukraińskim, polskim lub angielskim oraz Portal klienta;
• plany płatności, ewidencję wpłat i płatności online przez operatora Tpay;
• zadania i przypomnienia o upływających terminach dokumentów i spraw oraz kalendarz;
• wysyłki wiadomości do klientów w Telegramie i e-mailem;
• pulpit, raporty, eksport do Excela i import klientów z Excela;
• role (administrator, pracownik), wielu użytkowników i dziennik działań;
• logo i kolory Firmy oraz interfejs w czterech językach.

3. Charakter usługi

Serwis jest narzędziem organizacyjnym. Usługodawca nie świadczy pomocy prawnej, nie reprezentuje Klientów Firm przed organami, nie składa wniosków w ich imieniu i nie odpowiada za treść ani wynik spraw prowadzonych przez Firmę.

Przypomnienia o terminach w Serwisie wspierają pracę Firmy, ale nie zwalniają jej z obowiązku samodzielnego pilnowania terminów.

4. Zawarcie umowy i okres bezpłatny

Zgłoszenie przez formularz na stronie nie jest ofertą i nie zawiera umowy. Przed zawarciem Umowy Usługodawca przesyła Firmie link do Regulaminu, a Firma potwierdza jego akceptację w wiadomości (e-mailem lub w komunikatorze). Umowa zostaje zawarta w chwili tego potwierdzenia, po uzgodnieniu przez Firmę i Usługodawcę wybranego Planu (e-mailem, w komunikatorze lub telefonicznie).

Konto Firmy zakłada Usługodawca. Firma otrzymuje dostęp administratora, a kolejnych Użytkowników dodaje w ramach limitu Planu.

Pierwszy miesiąc od założenia konta jest bezpłatny i obejmuje wszystkie funkcje wybranego Planu. W tym czasie Firma może zrezygnować bez żadnych kosztów. Po upływie okresu bezpłatnego Umowa trwa nadal, a Firma jest zobowiązana do opłat zgodnie z punktami 5 i 6, chyba że przed jego upływem zgłosi rezygnację.

Jeżeli Umowę zawiera osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, a Umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego, w szczególności z uwagi na przedmiot jej działalności wskazany w CEIDG, przysługuje jej ochrona przewidziana dla konsumentów w Kodeksie cywilnym i w ustawie o prawach konsumenta, w tym prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni bez podania przyczyny. W takim przypadku postanowienia Regulaminu stosuje się w zakresie, w jakim nie naruszają tych przepisów.

5. Plany i limity

Dostępne Plany, ich limity i opłaty (kwoty netto w złotych polskich; do cen doliczany jest podatek VAT w wysokości wynikającej z przepisów) przedstawiają się następująco. Aktualne ceny i limity są także podane na stronie z cennikiem.

• Solo: liczba użytkowników: do 1, liczba klientów: do 50, miejsce na pliki: 5 GB; opłata: 199 zł netto miesięcznie, 149 zł netto miesięcznie przy płatności z góry za rok.
• Start: liczba użytkowników: do 2, liczba klientów: do 100, miejsce na pliki: 5 GB; opłata: 399 zł netto miesięcznie, 299 zł netto miesięcznie przy płatności z góry za rok.
• Pro: liczba użytkowników: do 5, liczba klientów: do 500, miejsce na pliki: 20 GB; opłata: 749 zł netto miesięcznie, 562 zł netto miesięcznie przy płatności z góry za rok.
• Agency: liczba użytkowników: do 15, liczba klientów: do 2000, miejsce na pliki: 100 GB; opłata: 1499 zł netto miesięcznie, 1124 zł netto miesięcznie przy płatności z góry za rok.

6. Rozliczenia

Opłaty są rozliczane za okresy miesięczne albo, na wybór Firmy, roczne, płatne z góry. Przy płatności za rok z góry obowiązuje cena obniżona o 25 %, wskazana w punkcie 5.

Usługodawca wystawia fakturę VAT za każdy okres rozliczeniowy i przesyła ją e-mailem. Termin płatności jest podany na fakturze.

Limity Planu są sztywne: Serwis nie pozwala przekroczyć liczby użytkowników ani klientów przewidzianej w Planie, a za dodatkowych użytkowników nie ma osobnych opłat. Jeżeli limity Planu są dla Firmy niewystarczające, może ona przejść na wyższy Plan na swój wniosek, od następnego okresu rozliczeniowego albo od innej daty uzgodnionej z Usługodawcą.

Jeżeli płatność nie wpłynie w terminie, Usługodawca może po wezwaniu do zapłaty i upływie 7 dni zawiesić dostęp do kont Firmy. Zawieszenie nie powoduje usunięcia danych, a po uregulowaniu należności dostęp zostaje przywrócony.

7. Obowiązki Firmy

Firma zobowiązuje się w szczególności:

• korzystać z Serwisu zgodnie z prawem i Regulaminem, nie udostępniać haseł osobom nieupoważnionym oraz odpowiadać za działania swoich Użytkowników;
• jako administrator danych swoich klientów przestrzegać RODO: mieć podstawę prawną przetwarzania, wypełniać obowiązki informacyjne wobec Klientów Firmy i wprowadzać do Serwisu tylko dane, które są jej potrzebne;
• nie wprowadzać treści bezprawnych i nie wykorzystywać Serwisu do działań naruszających prawo lub bezpieczeństwo Serwisu, w szczególności nie próbować uzyskać dostępu do danych innych firm;
• odpowiadać za prawidłowość danych i terminów w prowadzonych sprawach;
• niezwłocznie zgłaszać Usługodawcy podejrzenie nieuprawnionego dostępu do konta.

8. Powierzenie przetwarzania danych (art. 28 RODO)

W zakresie danych osobowych Klientów Firm i innych danych, które Firma lub jej Użytkownicy wprowadzają do Serwisu, Firma jest administratorem danych, a Usługodawca podmiotem przetwarzającym. Administratorem danych konta, logowania i bezpieczeństwa Użytkowników jest Usługodawca (zob. Politykę prywatności). Postanowienia tego punktu stanowią umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO; na żądanie Firmy Usługodawca podpisze odrębną umowę o takiej samej treści.

Przedmiotem powierzenia jest przechowywanie i udostępnianie danych w Serwisie w celu świadczenia usługi, na czas trwania Umowy. Zakres danych i kategorie osób wynikają z korzystania z Serwisu przez Firmę; obejmują w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe oraz dane o dokumentach, rodzinie, sprawach i płatnościach Klientów Firmy.

Usługodawca zobowiązuje się w szczególności:

• przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Firmy, którym są Umowa i korzystanie przez Firmę z funkcji Serwisu;
• zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności;
• stosować środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym oddzielenie danych poszczególnych firm, kontrolę dostępu i szyfrowaną transmisję danych;
• uzyskiwać dostęp do danych Firmy tylko w zakresie niezbędnym do wsparcia technicznego i na jej prośbę, chyba że dostęp jest konieczny do usunięcia awarii lub zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu;
• korzystać wyłącznie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności (m.in. Supabase, Vercel, Resend); Firma wyraża na to ogólną zgodę, a o zamiarze dodania lub zmiany takiego podmiotu Usługodawca poinformuje Firmę, która może sprzeciwić się zmianie, wypowiadając Umowę;
• pomagać Firmie w realizacji żądań osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO;
• zgłaszać Firmie naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu;
• po zakończeniu świadczenia usługi usunąć dane albo zwrócić je Firmie zgodnie z punktem 11 oraz udostępnić informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, w tym umożliwić audyt w rozsądnym zakresie.

9. Dostępność i wsparcie

Do korzystania z Serwisu potrzebne są urządzenie z dostępem do internetu i aktualna przeglądarka internetowa.

Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, ale nie gwarantuje stałej dostępności i nie zobowiązuje się do określonego poziomu usług (SLA). Przerwy mogą wynikać z prac serwisowych, awarii lub działania dostawców zewnętrznych. Prace planowane Usługodawca stara się wykonywać poza godzinami pracy i z wyprzedzeniem informować o nich Firmy.

Wsparcie jest świadczone bezpośrednio przez Usługodawcę, w języku polskim, ukraińskim lub rosyjskim, w dni robocze, kanałami podanymi na stronie.

Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami, w szczególności ze złośliwym oprogramowaniem, wyłudzaniem haseł (phishing) i nieuprawnionym dostępem do konta (art. 6 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Firma powinna używać aktualnego oprogramowania i silnych, niepowtarzalnych haseł oraz nie udostępniać ich osobom nieupoważnionym.

10. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Serwisu można zgłaszać e-mailem na adres info@legalizehub.pl, opisując problem i podając dane Firmy. Usługodawca odpowiada na reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.

11. Rozwiązanie umowy i eksport danych

Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. W okresie bezpłatnym Firma może zrezygnować w każdej chwili. Po jego upływie Firma może wypowiedzieć Umowę e-mailem ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego; opłata za rozpoczęty okres nie podlega zwrotowi.

Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a bez zachowania okresu wypowiedzenia, gdy Firma rażąco narusza Regulamin albo zalega z płatnością mimo wezwania do zapłaty z terminem 7 dni.

Firma może w każdym czasie samodzielnie wyeksportować listę swoich klientów wraz z danymi z kart klientów do pliku Excel za pomocą funkcji eksportu w Serwisie. Pozostałe dane i pliki Firmy Usługodawca przekazuje na jej żądanie, w uzgodnionej formie, do czasu usunięcia danych.

Usługodawca usuwa dane Firmy z Serwisu najpóźniej 30 dni po rozwiązaniu Umowy albo w terminie 30 dni od wcześniejszego żądania Firmy, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej, i potwierdza to Firmie. Usunięcie nie obejmuje danych, które Usługodawca musi przechowywać na podstawie przepisów, np. dokumentów księgowych.

12. Odpowiedzialność

Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem poniższych ograniczeń i w granicach dozwolonych prawem.

Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Firmy z tytułu Umowy, bez względu na jej podstawę, jest ograniczona do wysokości opłat zapłaconych przez Firmę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika szkoda. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści ani za szkody pośrednie. Ograniczenia te nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie.

Usługodawca nie odpowiada za skutki niedotrzymania terminów w sprawach prowadzonych przez Firmę, za treść i wynik tych spraw ani za decyzje organów, a także za przerwy i błędy usług zewnętrznych (np. operatora płatności, komunikatora lub poczty e-mail), na które nie ma wpływu.

13. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie funkcji Serwisu, dostawców, przepisów prawa lub cennika. O zmianie informuje Firmy e-mailem co najmniej 14 dni przed wejściem w życie nowej wersji.

Jeżeli Firma nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę przed jej wejściem w życie ze skutkiem na dzień poprzedzający dzień wejścia zmian w życie; w przeciwnym razie nowa wersja obowiązuje Firmę od daty wejścia w życie. Zmiana cen nie dotyczy okresu rozliczeniowego, który został już opłacony.

14. Prawo właściwe i spory

Do Umowy stosuje się prawo polskie. Spory wynikające z Umowy rozstrzyga sąd właściwy według siedziby Usługodawcy. Wersja polska Regulaminu jest wiążąca; wersje w innych językach są tłumaczeniami pomocniczymi.

15. Kontakt

Usługodawca: Dmytro Sarbash, ul. Ostródzka 13A/1, 03-289 Warszawa, NIP 5214079906. Adres e-mail: info@legalizehub.pl. Dodatkowe kanały kontaktu są podane w stopce strony.